Pengertian Surat Dinas Beserta Contoh dan Fungsinya

Pengertian Surat Dinas Beserta Contoh dan Fungsinya

Posted on

Seputarpendidikan.com – Surat dinas merupakan surat resmi yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas. Atau bisa di definisi bahwa surat dinas itu ialah surat yang berisikan permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga tertentu.

Pengertian Surat Dinas Beserta Contoh dan Fungsinya

Surat dinas sendiri isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik itu dinas pemerintah atau swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku dalam pemerintahan saja, namun berlaku juga di instansi atau lembaga swasta. Biasanya berisi tentang urusan seperti penyampaian pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian tugas dan lain-lain.

Oleh karena itu jika terdapat surat yang dikirimkan dari satu pihak ke pihak lainnya, yang isinya berhubungan dengan kepentingan tugas ataupun kegiatan dinas di suatu instansi, maka surat itu merupakan surat resmi. Kenapa disebut surat resmi? karena dalam penulisannya surat dinas ditulis dengan format dan memakai bahasa resmi.

A. Kegunaan atau fungsi surat dinas

Berikut fungsi dari surat dinas:

  1. Sebagai pedoman dalam pekerjaan, seperti surat intruksi, surat pemberian izin ataupun surat pengambilan keputusan.
  2. Sebagai Alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.
  3. Bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
  4. Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.

B. ciri-ciri surat dinas:

Berikut ciri dari surat dinas:

  1. Adanya kop surat dan nama instansi ataupun lembaga.
  2. Adanya nomer surat Serta lampiran.
  3. Adanya salam pembuka maupun salam penutup.
  4. Menggunakan bahasa yang resmi, karena surat dinas merupakan surat resmi.
  5. Adanya stempel instansi atau lembaga pada surat.

C. Syarat untuk surat dinas

Berikut contoh persyaratan untuk membuat sebuah surat dinas:

  1. Format dari surat harus teratur sesuai dengan format surat dinas.
  2. Isinya tidak terlalu panjang harus langsung pada inti yang ingin disampaikan.
  3. Bahasa yang digunakan harus bahasa resmi, sopan serta mudah untuk dipahami pembaca.
  4. Dan harus menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang membuatnya.
D. Bagain surat dinas

Berikut ini bagian-bagian dari surat:

1. Kop Surat atau kepala surat
Merupakan bagian paling atas dari sebuah surat resmi, dan biasanya dipakai untuk membedakan surat formal dan surat non formal. Adapun kop surat terdiri dari logo, nama serta alamat instansi atau lembaga. Yang mana nama mengacu pada induk organisasi, serta pada kop surat terdapat karakteristik atau ciri khas dari organisasi tersebut.

2. Tanggal surat
Terdiri dari nama, tempat dan tanggal dibuatnya surat tersebut.

3. Nomor
Terdiri dari kode, atau nomor urut surat yang dikeluarkan, identitas instansi atau lembaga dan tahun dibuatnya surat tersebut.

4. Lampiran
Lampiran disini yaitu lembaran tambahan yang akan dilampirkan, bisa berupa lembaran kertas lain atau dokumen lain. Jika tidak ada lampiran biasanaya diisi dengan tanda strip.

5. Perihal atau hal
Perihal ialah isi pokok dari surat dinas, seperti ditujukan kepada siapa atau untuk apa surat tersebut.

6. Alamat
Terdapat 2 (dua) macam cara penulisan alamat pada surat dinas, ada untuk perorangan dan ada pula untuk instansi lain. Jika untuk surat rahasia kata “kepada” tak perlu dipakai karena sudah ditulis pada amplop. Jika untuk surat dinas terbuka maka memakai “kepada” lalu langsung saja memakai nama instansinya. Akan tetapi jika ditujukan bagi orang banyak harus memakai kata “bapak”, “ibu” dan sebagainya dan kata “Yth” dan digunakan jika surat ditujukan kepada orang ataupun suatu jabatan.

7. Salam pembuka
Salam pembuka dipakai untuk menunjukan sopan santun maupun rasa hormat.

8. Isi surat
Isi dari surat haruslah sesuai dengan perihal.

9. Salam penutup
Salam penutup dipakai untuk menunjukan akhir dari isi surat.

10. Nama
Nama lengkap orang yang mengirim surat.

11. Tembusan
Tembusan disini dipakai jika surat tersebut memang membutuhkan tembusan. Maksud tembusan, yaitu pihak-pihak yang mendapatkan tebusan ataupun salinan surat selain yang dialamatkan.

12. Inisial
Inisial ditempatkan dibagian kiri dibawah tembusan surat (jika memang ada). Inisial ini dipergunakan sebagai tanda pengenal, yang ditulis dengan cara disingkat antara nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial dapat pula menunjukan bahwa surat itu memang asli dibuat oleh orang tersebut. Pada bagian ini biasanya tidak dapat dibaca, yang dapat membacanya hanyalah orang yang dituju atau orang yang bersangkutan dengan si pembuat surat tersebut.

Itulah sekilas Pengertian Surat Dinas Beserta Contoh dan Fungsinya, terima kasih telah menyempatka membaca, semoga artikel yang anda baca bermanfaat, jangan sungkan mengirimkan kritik maupun saran kepada redaksi kami, dan anda bisa meninggalkan jejak pada komentar dibawah.

Baca Juga >>>